Macroproceso gestión financiera
Ministerio de Educación
Alcaldía de Chía

MACROPROCESO “J. GESTIÓN FINANCIERA”

“J01. PRESUPUESTO”

Subprocesos

“J01.01 ELABORAR PRESUPUESTO”

Objetivo: Elaborar el presupuesto de la Secretaría de Educación para la vigencia fiscal, con el fin de planear los recursos financieros que permitan garantizar el logro de los objetivos, planes de desarrollo, programas, subprogramas y proyectos, y obtener la aprobación del presupuesto por parte del Ente Territorial y el Órgano legislativo.

Fases

  1. Solicitar y recibir información.
  2. Cuantificar y proyectar ingresos.
  3. Cuantificar y proyectar egresos.
  4. Elaborar proyecto de presupuesto.
  5. Verificar proyecto de presupuesto.
  6. Verificar proyecto de presupuesto en el ET.
  7. Informar modificaciones a la SE.
  8. Incorporar proyecto del presupuesto de la SE al del ET.
  9. Presentar proyecto de presupuesto ante la Asamblea o el Concejo Municipal.
  10. Realizar proyecto de decreto de liquidación del presupuesto.
  11. Ajustar decreto de liquidación del presupuesto.
  12. Firmar y distribuir decreto de liquidación del presupuesto.
  13. Publicar decreto de liquidación de presupuesto.
  14. Verificar publicación del presupuesto.

“J01.02 EJECUTAR PRESUPUESTO”

Objetivo: Coadyuvar al logro de resultados y toma de decisiones de la Secretaría de Educación, mediante la administración de los recursos financieros, posibilitando la ejecución de los pagos tanto de la vigencia actual, como de la vigencia anterior.

Fases

  1. Registrar el presupuesto en el sistema.
  2. Recibir y verificar solicitud de CDP.
  3. Recibir y aprobar solicitud de CDP.
  4. Formalizar solicitud y enviar al área Financiera.
  5. Informar negación de la solicitud al solicitante.
  6. Registrar CDP.
  7. Recibir solicitudes de RP.
  8. Solicitar documentación.
  9. Registrar RP.
  10. Recibir solicitudes de compromiso de pago.
  11. Verificar documentación soporte.
  12. Solicitar documentación.
  13. Suministrar información faltante.
  14. Generar compromiso de pago.
  15. Aprobar compromiso de pago.
  16. Enviar informe a Despacho.
  17. Verificar si se debe incluir en el presupuesto.
  18. Solicitar modificaciones al presupuesto.
  19. Verificar, ajustar y obtener visto bueno a las solicitudes de modificación al presupuesto.
  20. Dar respuesta a la SE sobre solicitudes de modificaciones.
  21. Verificar respuesta a solicitudes.
  22. Incluir modificaciones al presupuesto.

“J01.03 REALIZAR SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO”

Objetivo: Cumplir con las disposiciones legales para entregar informes de retroalimentación de la ejecución presupuestal, facilitando el control mediante la utilización de los diferentes mecanismos de monitoreo, para efectuar los ajustes requeridos de manera que no se vea afectada la labor de la Secretaría de Educación.

Fases

  1. Elaborar matriz de gastos e ingresos.
  2. Analizar presupuesto aprobado vs. Presupuesto ejecutado.
  3. Presentar informe de gestión del presupuesto.
  4. Analizar informe de gestión del presupuesto y determinar acciones a seguir.
  5. Solicitar modificaciones al presupuesto.
  6. Verificar ajustar y obtener visto bueno a las solicitudes de modificación al presupuesto.
  7. Dar respuesta a la SE sobre solicitudes de modificaciones.
  8. Verificar respuesta a solicitudes.
  9. Incluir modificaciones al presupuesto.
  10. Presentar informes a organismos de control.
  11. Constituir reservas presupuestales.
  12. Constituir reservas de caja.
  13. Realizar cierre de vigencia.

“J02. TESORERÍA”

Subprocesos

“J02.01 ELABORAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO AL PLAN ANUALIZADO Y MENSUALIZADO DE CAJA PAC”

Objetivo: Elaborar la programación mensualizada de ingresos estimados, para la vigencia, por fuente de financiamiento detallada, con base en el plan financiero, el presupuesto de la vigencia y el Decreto de la liquidación y hacer seguimiento al mismo.

Fases

  1. Suministrar información al ET para la elaboración del PAC.
  2. Recopilar información y convocar a reunión para elaborar el PAC de la SE.
  3. Realizar reunión para programar la inversión del presupuesto.
  4. Elaborar documento PAC y enviar para revisión.
  5. Revisar propuestas PAC de la SE.
  6. Aprobar PAC.
  7. Revisar PAC de la SE.
  8. Recibir respuesta de aprobación del PAC y hacerle seguimiento.

“J02.02 ELABORAR FLUJO DE CAJA”

Objetivo: Planear el flujo de caja mensual con ajuste semanal para realizar el análisis de disponibilidad para operar en el período, determinando saldo a favor o en contra del flujo de efectivo de la SE.

Fases

  1. Recopilar información para el flujo de caja.
  2. Proyectar ingresos de la SE.
  3. Clasificar, priorizar y programar pagos.
  4. Generar flujo de caja proyectado.
  5. Analizar flujo de caja proyectado.
  6. Reprogramar pagos.
  7. Analizar inversiones de la SE vs. Déficit.
  8. Ajustar flujo de caja y generar reporte.

“J02.03 EFECTUAR PAGOS”

Objetivo: Cumplir con los compromisos económicos adquiridos por la Secretaría de Educación (SE), mediante la priorización, clasificación y pagos de las cuentas por pagar causadas en las operaciones realizadas en la entidad.

Fases

  1. Suministrar información de compromisos de pagos.
  2. Verificar compromisos de pago vs. Flujo de caja.
  3. Liquidar impuestos.
  4. Verificar documentación de los compromisos de pago.
  5. Solicitar documentación faltante.
  6. Generar pago mediante cheque o transferencia.
  7. Generar y entregar cheque y comprobante de pago.
  8. Suministrar oficios a entidades bancarias.
  9. Verificar débitos en cuentas.
  10. Registrar en el sistema pago o inversión efectuada.
  11. Realizar cierre de Tesorería.
  12. Realizar ajustes.

“J02.04 ADMINISTRAR INVERSIONES”

Objetivo: Definir los pasos a seguir para la administración de los títulos del portafolio activo de la Secretaría de Educación mediante la disponibilidad de fondos para invertir, de tal forma que se asegure la mejor inversión (seguridad, liquidez, plazo y tasas de interés), cumpliendo con las normativas del Ente Territorial y los lineamientos emitidos por las Entidades de Control.

Fases

  1. Verificar saldos bancarios.
  2. Verificar el portafolio de inversiones de la SE.
  3. Elaborar oficio de cancelación de inversiones.
  4. Presentar alternativas de venta o redención de inversiones.
  5. Aprobar venta o redención anticipada.
  6. Elaborar oficio de venta o redención de inversiones.
  7. Solicitar devolución de los títulos valores.
  8. Realizar cancelación de la inversión a la entidad financiera.
  9. Realizar seguimiento a consignación de títulos valores cancelados.
  10. Solicitar cotizaciones al mercado.
  11. Analizar rentabilidad y conveniencia.
  12. Generar oficio solicitando transferencia o cheque para realizar la inversión
  13. Verificar título físico o desmaterializado contra oficio de solicitud de inversión.
  14. Guardar los títulos valores en caja de seguridad.
  15. Entregar títulos valores en custodia al ET.
  16. Realizar arqueo físico de títulos valores.
  17. Generar reporte de inversión.

“J03.CONTABILIDAD”

Subprocesos

“J03.01 REALIZAR PROCESOS CONTABLES”

Objetivo: Realizar un registro sistemático de los hechos contables de la Secretaría de Educación con el fin de suministrar resultados operacionales reales, permitiendo conocer y demostrar los recursos controlados, las obligaciones pendientes y los cambios que hubieren experimentado tales recursos.

Fases

  1. Suministrar información de parametrización y procesos contables.
  2. Recibir y definir cuentas y parámetros contables según solicitudes.
  3. Ingresar cuentas y parámetros contables.
  4. Elaborar requerimiento solicitando creación en la CGN.
  5. Actualizar y divulgar el plan de cuentas.
  6. Revisar si la información se registra manual o por medio de interfase.
  7. Informar a involucrados no autorización de creación o modificación.
  8. Recibir documentos soporte de las operaciones a registrar.
  9. Verificar que los documentos estén completos.
  10. Recibir información de las interfases.
  11. Devolver documentos para ajustes.
  12. Realizar registro manual en el sistema.
  13. Validar registros.
  14. Realizar ajustes.
  15. Contabilizar.

“J03.02 EFECTUAR CIERRE CONTABLE”

Objetivo: Coordinar la ejecución de los cierres de auxiliares con las dependencias responsables y realizar el cierre contable mensual y anual de acuerdo con las políticas establecidas para su realización, a fin de generar, aprobar y presentar los Estados Financieros del Ente Territorial (ET) y los reportes de ley correspondientes a los entes de control y comunidad en general. Se efectuarán 12 cierres mensuales al año y un cierre anual que se realiza con corte a 31 de diciembre.

Fases

  1. Verificar cierre de otros módulos del sistema.
  2. Solicitar cierre de módulos.
  3. Generar Balance de prueba.
  4. Analizar cuentas.
  5. Generar informe de movimiento de cuentas.
  6. Determinar la necesidad de ajuste.
  7. Evaluar el ajuste.
  8. Realizar ajustes de cierre.
  9. Cerrar el período contable.

“J03.03 REALIZAR CONCILIACIONES”

Objetivo: Identificar las partidas pendientes entre los extractos bancarios y los libros auxiliares de bancos; las cuales deben ser analizadas para conocer su origen y tomar las acciones que sean necesarias para su debido registro en el siguiente periodo de la conciliación bancaria.

Fases

  1. Suministrar Información de conciliaciones al ET.
  2. Recopilar información de registros contables, documentos soporte, sistemas de información y movimientos bancarios.
  3. Convertir y cargar archivo recibido en el sistema.
  4. Verificar e identificar la información de los extractos bancarios reconociendo el concepto de los movimientos.
  5. Generar el reporte de partidas pendientes por conciliar.
  6. Aclarar las partidas registradas en los libros que no aparecen en los extractos.
  7. Solicitar a Entidades Financieras Notas Débito y Crédito.
  8. Verificar con los soportes.
  9. Registrar los ajustes correspondientes en el sistema.
  10. Efectuar el comparativo entre los sistemas de información y los auxiliares contables.
  11. Solicitar a áreas correspondientes para que se depuren cuentas pendientes por conciliar.
  12. Informar a áreas correspondientes para que se depuren cuentas pendientes por conciliar.

“J03.04 GENERAR INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS”

Objetivo: Generar estados contables y de actividad financiera, económica y social de forma oportuna, consistente, relevante, comprensible, verificable y razonable de las operaciones financieras del Ente Territorial, de acuerdo con la normatividad vigente.

Fases

  1. Generar estados financieros, reportes, indicadores financieros y del proceso
  2. Revisar y analizar Estados Financieros, reportes, indicadores financieros y del proceso.
  3. Firmar y enviar a los interesados.
  4. Revisar y analizar estados financieros, reportes, indicadores financieros y del proceso.

“J03.05 VERIFICAR Y CONSOLIDAR INFORMACIÓN DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS (FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS).”

Objetivo: Verificar y consolidar la información de las instituciones educativas (Fondos de servicios educativos) de la Secretaría de Educación, de acuerdo con la normatividad vigente, con el fin de realizar seguimiento, análisis y asesoría apropiada a los mismos para una correcta utilización de los recursos.

Fases

  1. Realizar asesorías contables a las IE para la presentación de información financiera económica y social.
  2. Elaborar Circular para Instituciones Educativas con cronograma de entrega de información financiera, económica y social.
  3. Enviar Circular a Instituciones Educativas.
  4. Recibir información financiera, económica y social de las Instituciones Educativas de acuerdo a lineamientos del acto administrativo.
  5. Ingresar información al validador para su revisión.
  6. Devolver información a Instituciones Educativas para ajustes.
  7. Revisar información financiera, económica y social de las Instituciones Educativas.
  8. Consolidar informes de las Instituciones Educativas.
  9. Enviar a contabilidad informe consolidado de las Instituciones Educativas.
    Generar informe con inconsistencias.
  10. Consolidar informes de las Instituciones Educativas.